【規約解説】管理組合における帳票類の作成、保管のルールとは？
標準管理規約第64条には、「帳票類等の作成、保管」という管理組合として対応すべきルールがあります。区分所有者や利害関係人の要請によって、書類を閲覧させたり、コピーして渡したりする必要があります。今回管理組合で発生する事例も含めて紹介します。
（帳票類等の作成、保管） 第64条 理事長は、会計帳簿、什器備品台帳その他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。 ２ 理事長は、第32条第三号の長期修繕計画書、同条第五号の設計図書及び同条第六号の修繕等の履歴情報を保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。 ３ 理事長は、第49条第３項（第53条第４項において準用される場合を含む。） 、第49 条の２ （ 第53 条第５項において準用される場合を含む。）、本条第１項及び第２項並びに第72条第２項及び第４項の規定により閲覧の対象とされる管理組合の財務・管理に関する情報については、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求に基づき、当該請求をした者が求める情報を記入した書面を交付することができる。この場合において、理事長は、交付の相手方にその費用を負担させることができる。
電磁的方法が利用可能な場合の条文は？ ・帳票類を作成して保管→帳票類を、書面又は電磁的記録により作成して保管 ・書面を交付→書面を交付し、又は当該書面に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる ４ 電磁的記録により作成された書類等の閲覧については、第49条第５項に定める議事録の閲覧及び提供に関する規定を準用する。 【YouTube解説付き】管理組合における契約書面や議事録の電子化方法とは？【運営効率化】 yokohama-mankan.com第64条「帳票類等の作成、保管」の補足・注意事項は？
条文に出てくる利害関係人とは？ ・敷地、専有部分に対する担保権者 ・差押え債権者 ・賃借人 ・組合員からの媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者等単に事実上利益や不利益を受けたりする者、親族関係にあるだけの者等は対象とはならない点に注意が必要です。
作成、保管すべき帳票類は？ ・領収書 ・請求書 ・管理委託契約書 ・修繕工事請負契約書 ・駐車場使用契約書 ・保険証券また、第64条の各項には「理事長は」と記載があり、保管及び閲覧に関する理事長の業務権限を明確化したものとなっています。
したがって、適切に保管されなかった等で帳票や書類を再作成することとなった場合は、その費用負担を負う責任も出てきます。
管理組合の財務・管理に関する情報の取り扱い不動産会社や購入予定者等に対して、管理組合の財務・管理に関する情報が外部に開示されることによって、優良なマンションであれば市場評価が高まることが期待されます。
こちらの条項は管理計画認定制度における審査項目にも入っていることから、管理組合の情報を開示していくことは国や自治体としても重要視していると考えられます。
【マンション管理の救世主】管理計画認定制度で得られるメリット11【分かりやすいYouTube解説付き】 yokohama-mankan.com想定される帳票類の作成や保管の事例は？
区分所有者が書類を確認したい場合 ・現状の管理組合の収益状況がどうなっているのか？ ・室内リフォームするので図面を確認したいと施工会社から言われた ・前回の大規模修繕を実施した際はどのような工事をしたのか確認したい 不動産会社が書類を確認したいと言ってきた場合 ・修繕積立金の積立状況（滞納状況も含む） ・管理費や修繕積立金の金額 ・長期修繕計画の確認 ・大規模修繕の実施状況や今後の予定 ・ペットや楽器の使用制限 ・駐車場の空き状況 マンション管理組合会計入門！現金主義と発生主義を徹底比較解説 yokohama-mankan.com 閲覧することはできるので、所定の時間に管理員室に来て欲しい 理由があれば交付も可能 閲覧対象書面は、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があれば交付も可能さらに、コピー代や電磁的方法による作業費用が掛かる場合であれば、その費用負担も請求可能です。
管理組合の書類が適切に作成・保管し、情報開示していく必要性
また、国や自治体の管理計画認定制度でも当該条項が審査対象となっていることから、管理組合にとってもこれらの方向性がますます求められてきていると言っていいでしょう。
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マンション管理士・1級ファイナンシャル・プランニング技能士 古市 守マンション管理全般に精通し、管理規約変更、管理会社変更、管理計画認定制度の審査、修繕積立金の見直し、自治体相談員、コラムの執筆など、管理組合のアドバイザーとして幅広く活動。 また、上場企業やスタートアップ・ベンチャー企業のCFOや財務経理部長経験から、経営・財務経理分野にも精通。コンサルティング会社経営の傍ら、経営・財務経理視点を活かし、マンション管理の実践的サポートを行う。 古市 守の著者紹介ページはこちら
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